O que fazer quando tudo é para ontem
Aposto que você já cobrou agilidade do garçom que não voltou com a bebida em um minuto. Ou da sua mãe, que demorou séculos (30 segundos) detalhando uma história antes de chegar ao final. “Lidamos com uma ansiedade contextual: a demanda externa e o excesso de tarefas que nós mesmos nos impomos”, avalia Sergio Lage, consultor de comportamento e tendências da Whatzon. “Realizamos tudo o mais rápido possível para ter tempo de fazer o que realmente queremos. E ficamos frustrados por não conseguir sair desse círculo vicioso.”
Como mudar seu dia a dia
O resultado: vivemos num presente que não se sustenta, porque, de tanta coisa para fazer, temos a impressão de que tudo é para ontem. Portanto, você não está sozinha quando sente que seu dia tem 12 horas, sua casa é apenas um local de pernoite e seu chefe é um sem-coração. A boa notícia: dá para aprender a lidar com o excesso de estímulo sem pedir demissão. A saída é encarar a situação de um jeito mais prático e menos emocional. O psiquiatra e palestrante Roberto Shinyashiki dá o caminho das pedras:
CONSCIÊNCIA DA URGÊNCIA
Quando você não responde a uma mensagem, ela está respondida: o assunto não é importante. Quem enviou espera receber seu retorno no mesmo dia. Portanto, é fundamental olhar a caixa postal no mínimo de manhã e à noite.
NEGOCIAR FAZ PARTE
Seu chefe acabou de pedir o quinto trabalho do dia, cobrando o resultado dos outros quatro? Se você mesma disser que consegue, ele contará com isso. Ou seja, por mais difícil que possa parecer, é necessário aprender a dizer não. Pergunte qual dos projetos deve ser finalizado primeiro e coloque os outros na ordem de prioridade. Se achar que não cumprirá o prazo de todos, explique (e mostre!) que não poderá assumir mais um compromisso.
REENGENHARIA DA ROTINA
Se você olhar com cuidado todas as suas tarefas, vai ver que poderia fazer muitas delas em menos tempo e eliminar outras tantas. Se deixar as antigas no piloto automático e só acrescentar as novas, claro, o copo vai transbordar!
COLABORADORES À VOLTA
Delegar é preciso e necessário – e as pessoas estão muito mais dispostas a ajudar do que você imagina.
Planejar é preciso
Trabalhar dez horas por dia, ir à academia, postar comentários nas redes sociais, ter vida pessoal. Impossível? Pois Christian Barbosa, consultor de produtividade, especialista em administração do tempo e ciência da computação, consegue tudo isso. E sua experiência é tão bem-sucedida que ele fundou uma empresa voltada para esse ramo, a Triad PS, já vendeu mais de 1 milhão de livros sobre o assunto e desenvolveu um software de gerenciamento com mais de 3 milhões de downloads. “O que nos atrapalha é um modelo mental de urgência: enquanto o prazo-limite não chega, não fazemos. Esse vício faz com que tudo seja para ontem”, explica. A solução é mudar a cultura interna, adotando o que ele chama de modelo mental antecipado. Em outras palavras: é preciso planejar. E, para conseguir, não vale apenas a boa intenção, porque toda alteração de hábito exige persistência. Disposta a ter mais tempo? Ele ensina a:
• Investir em uma ferramenta de planejamento: agenda, programa de computador, serviço online. O importante é que você realmente gaste dinheiro com isso para dar valor. Se usar um caderno que ganhou, por exemplo, a tendência de abandoná-lo na segunda semana é grande.
• Criar um modelo mental de antecipação: planejando, no mínimo, três dias para a frente (o ideal é uma semana). Escreva tudo o que tem para fazer no período, do telefonema para aquele cliente até a ida à manicure. Se deixar por conta da memória, realizará cada tarefa à medida que for lembrando. E ainda há o risco de esquecer algo.
• Priorizar: Comece pelas coisas mais simples e rápidas, depois vá para as urgentes e termine colocando em ordem sequencial as importantes. Ei, mas as urgentes ficam em segundo lugar?! Sim, porque, quando você se dedica a elas logo de início, volta ao modelo inicial, de só apagar incêndios e fazer o resto “quando der”. Nunca dá…
• Desligue sua habilidade multitask: Sabemos que as mulheres conseguem fazer várias coisas ao mesmo tempo – até porque desempenham funções que os homens não têm. Mas isso não garante minutos extras no fim do dia. “Estudos mostram que há uma perda de 15 a 20% de tempo quando não se foca em uma só atividade”, diz Barbosa.
